Especialista en Apoyo Administrativo
Tiempo completo • Chesapeake, VA, VA - Chesapeake
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RESUMEN DEL PUESTO:
Los especialistas de apoyo administrativo están ubicados en la sede central de CENSECFOR y en todo el dominio de CENSECFOR, y brindan el apoyo administrativo necesario a la actividad, al tiempo que garantizan el cumplimiento de las pautas, referencias y directivas ordenadas por CENSECFOR y las autoridades superiores. Los Especialistas de Apoyo Administrativo trabajan en estrecha colaboración con el resto del personal administrativo, tanto militar como civil del gobierno, en el lugar de trabajo, y con el personal administrativo y gerencial en la sede de CENSECFOR.
Autorización de seguridad: Capacidad para obtener una Investigación de Antecedentes Favorable de Nivel 3
Viaje requerido: Es posible que sea necesario
Reporta a: Gerente de Programa
Salario/Rango de pago: Supeditado a la adjudicación del contrato
Autorización de seguridad: Capacidad para obtener una Investigación de Antecedentes Favorable de Nivel 3
Viaje requerido: Es posible que sea necesario
Reporta a: Gerente de Programa
Salario/Rango de pago: Supeditado a la adjudicación del contrato
DEBERES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES:
- Revisar la correspondencia generada por el personal de la Actividad de Aprendizaje para asegurarse de que los contenidos sean coherentes con las políticas y procedimientos de la Marina, y que contengan toda la información pertinente para evitar retrasos en el procesamiento.
- Responsable de administrar el Programa de Administración de Correo del Sitio, incluyendo la recogida y entrega de correo a/desde la oficina de correos local, según corresponda.
- Administrar el programa Archivos y registros del sitio. Incluye la recepción, el procesamiento de distribución, el control y la distribución de toda la correspondencia entrante y saliente, los procedimientos de archivo adecuados, la garantía de archivos precisos y actualizados y la eliminación adecuada de registros.
- Cree y prepare el tráfico de mensajes para su revisión y publicación tras la aprobación de la dirección. Reciba y redistribuya el tráfico de mensajes entrantes localmente según corresponda.
- Preparar paquetes de premios para el personal militar/civil para su presentación a CENSECFOR. Preparar la correspondencia relacionada con el retiro militar y la documentación ceremonial oficial.
- Gestionar el proceso de Check-In/Check-Out de la actividad. Cuando proceda, coordinarse con el personal de la sede respectiva (es decir, la Tarjeta de Crédito para Viajes del Gobierno (GTCC)). Llevar a cabo el adoctrinamiento del sitio para el nuevo personal. Realizar el seguimiento y coordinación de los viajes del personal en coordinación con el CENSECFOR. Prepare los pedidos de TAD sin costo según las indicaciones.
- Gestionar el Programa de Impresión de la Actividad en conjunto con la orientación proporcionada por el personal de la sede. Supervise la coordinación y el seguimiento de los pedidos de impresión de DAPS con los POC de la oficina de DAPS. Entrega y recogida de proyectos de impresión de DAPS.
- Gestionar el Programa de Directrices de la Actividad en conjunto con la orientación proporcionada por el personal de la sede.
- Preparar informes de aptitud de los alistados y oficiales de la Armada y el Cuerpo de Marines y, si corresponde, enviarlos al Oficial Administrativo de CENSECFOR para su firma por el Oficial al Mando.
- Cumplir con las responsabilidades del Administrador de la Oficina de la Ley de Privacidad, incluidas las auditorías semestrales, y proporcionar los resultados al Administrador de la Ley de Privacidad de CENSECFOR.
- Funcionar como punto de contacto alternativo de la Actividad para el Destacamento de Actividad de Apoyo al Personal local y/o el Destacamento del Centro de Apoyo a la Formación. La función implica tener acceso al Sistema de Procesamiento de Transacciones en Línea (TOPS) para la presentación de TODAS las entradas de Registro de Servicio Electrónico del personal, coordinar con el Destacamento de Actividades de Apoyo al Personal (PSD) y tener acceso al Sistema Integrado de Personal Estándar de la Marina (NSIPS) para verificar los Registros Electrónicos de Servicio, además de actuar en calidad de Administrador de Licencia de Comando (CLA) para el personal en servicio activo a través del programa E-Leave de la Marina. asistir a las sesiones mensuales de capacitación del Destacamento de Actividades de Apoyo al Personal (PSD), tener acceso al sitio web del Sistema de Avance de Alistados de la Armada (NEAS) y coordinar con el Oficial de Servicios Educativos de la Estación Naval para garantizar que todo el personal elegible tenga los exámenes correctos ordenados, las hojas de trabajo estén firmadas y cualquier documento adicional requerido se presente antes de las fechas límite preestablecidas de ESO para participar en el Examen de Avance de la Marina, tener acceso de comando a MyNavyAssignment (MNA) para ver las solicitudes abiertas y ayudar a la actividad con las clasificaciones de comando del personal que solicita solicitudes abiertas. Trabajar directamente con y en apoyo del Consejero de Carrera de Comando y el Líder Alistado Senior.
- Preparar cartas de designación para el personal de la actividad, según lo requiera la directiva o según la orientación proporcionada por el personal de la sede.
- Configure las aulas y asegúrese de que todo el material del aula esté disponible para convocar las clases. Preparar certificados de graduación / PIM según corresponda y coordinar con la oficina de Control Estudiantil de TSC según sea necesario.
- Mantener y coordinar las actualizaciones de los grupos de usuarios de la lista global de direcciones pertenecientes a la actividad de aprendizaje a través de HQ N6.
- Ayudar a mantener la unidad compartida revisando la información de identificación personal, el exceso de archivos duplicados, etc., trabajando con el liderazgo local del curso en los requisitos de contenido.
- Actuar como auxiliar administrativo de la actividad y realizar un seguimiento del estado de la formación. Coordinar los programas de entrenamiento con los campos de tiro locales de armas pequeñas, las piscinas y las instalaciones de entrenamiento de simunición.
- Mantenga el cronograma de capacitación y la documentación asociada en los sitios web del Sitio de Administración de la Fuerza Laboral Total (TWMS), MyNavyPortal (MNP), Navy eLearning (NeL) y FLTMPS. Actualizar y mantener la página web del sitio de capacitación.
- Actualice y envíe el estado del comando a CENSECFOR como se indica.
- Crear y actualizar un informe quincenal para el liderazgo de actividades, coordinando los aportes con las partes interesadas para las secciones aplicables.
- Redactar y coordinar las entradas y el enrutamiento del informe diario de reunión para la actividad de aprendizaje.
- Mantener la lista de verificación de AI (Aseguramiento de la Información), así como el registro de seguimiento. Realice comprobaciones puntuales y gestione la seguridad de la PII (información de identificación personal).
- Mantener el sistema de Tickler, asegurando el cumplimiento de todos los plazos establecidos por la autoridad superior.
- Mantener todos los registros de oficiales de división y registros de capacitación de instructores para el personal en servicio activo.
- Coordinar el programa de entrenamiento y los registros de entrenamiento del Entrenamiento Militar General (GMT).
- Realice un seguimiento de los saldos de financiación y de la recepción/distribución/gestión de inventario de las órdenes de compra de las actividades de aprendizaje. Coordinar con la Dirección de Actividades.
- Otras tareas pueden asignarse en función de los requisitos emergentes o en función de los requisitos únicos de la actividad de aprendizaje.
CALIFICACIONES, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES REQUERIDAS:
- Un diploma de escuela secundaria o GED
- Un mínimo de cuatro (4) años de experiencia administrativa, con al menos dos (2) años en un entorno de la Marina o del Cuerpo de Marines
- Poseer una licencia de conducir válida
- Capacidad para obtener una Investigación de Antecedentes Favorable de Nivel 3 y una Autorización Secreta cuando corresponda.
- Completar todos los requisitos de capacitación ética establecidos por NETC y CENSECFOR antes de trabajar con los estudiantes y el personal.
Requisitos físicos y ambientales:
- Es posible que se requiera usar la pantalla de la computadora durante largos períodos de tiempo.
- Levantamiento ocasional de 15 a 20 libras.
- Es posible que sea necesario extender el horario de trabajo y viajar
Quiénes somos
BEI Tactical es una pequeña empresa propiedad de veteranos y discapacitados que brinda servicios únicos y productos de alta gama para el gobierno y la industria comercial. Los valores fundamentales de BEI Tactical provienen de su fuerza laboral de calidad. Buscamos profesionales probados que agreguen valor a los desafíos de nuestros clientes, y hagan de BEI Tactical un EQUIPO donde la gente QUIERA trabajar. Nuestra filosofía es "Soluciones a través de las Relaciones".
Nuestra cultura de empresa
BEI Tactical comenzó como una semilla en la mente de un emprendedor. El fundador Scott Chierepko se retiró de la Marina, trabajó para una gran corporación durante cuatro años y decidió ir por su cuenta. Comenzando con ahorros personales y tarjetas de crédito y un pequeño almacén de 1,300 pies cuadrados, BEI creció de una idea a una empresa de contratación de defensa de nicho con bienes raíces, múltiples líneas de negocios y un personal increíble. BEI se enorgullece de no tomar la "autopista corporativa", ¡sino que pavimentamos nuestro propio camino! Nuestro personal toma sus propias decisiones, se arriesga, piensa fuera de la caja y está orgulloso de venir a trabajar todos los días. ¡Las soluciones a través de las relaciones es la forma en que nuestra empresa sigue creciendo!
(si ya tienes un currículum en Indeed)