Coordinador de Apoyo al Registro de Estudiantes
Tiempo completo • Gulfport , MS, Gulfport, MS
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RESUMEN DEL PUESTO:
El propósito de este puesto es que un Registrador Estudiantil brinde apoyo administrativo y de Personal de Comando/Administrador de Pagos (CPPA) para el curso de Habilidades de Combate Expedicionario (ECS). Realiza tareas de registro de estudiantes, CPPA y apoyo administrativo. Proporciona apoyo al estudiante y funciones administrativas del personal en apoyo del curso de ECS. Uno de los cuatro Coordinadores de Apoyo a los Registradores Estudiantiles servirá como punto de contacto para que el Gobierno distribuya la carga de trabajo y supervise el estado del trabajo/tarea de los equipos de Apoyo Estudiantil para verificar su exactitud, puntualidad y finalización.
Autorización de seguridad: Capacidad para obtener una Investigación de Antecedentes Favorable de Nivel 3
Viaje requerido: Es posible que sea necesario
Reporta a: Gerente de Programa
Salario/Rango de pago: Supeditado a la adjudicación del contrato
Autorización de seguridad: Capacidad para obtener una Investigación de Antecedentes Favorable de Nivel 3
Viaje requerido: Es posible que sea necesario
Reporta a: Gerente de Programa
Salario/Rango de pago: Supeditado a la adjudicación del contrato
DEBERES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES:
- Administra el proceso de salida del estudiante después de la graduación/salida del curso. Asigna asignaciones de trabajo, supervisa el progreso, verifica la calidad / integridad del trabajo y garantiza que se cumplan los plazos / horarios.
- Entrena a los miembros del equipo en los procesos de trabajo, los procedimientos establecidos y la capacitación de los miembros del equipo en habilidades, métodos y técnicas necesarias para completar las funciones individuales y del equipo.
- Aplica habilidades de mecanografía, conocimiento de funciones/procedimientos utilizados en el procesamiento de textos, aplicaciones de hojas de cálculo y otro software, así como un amplio conocimiento de vocabulario especializado para crear y editar varios tipos de documentos técnicos/no técnicos. Opera la computadora/impresora/escáner y el equipo periférico utilizando el software apropiado para realizar diversas operaciones de ADP mientras apoya los procesos de oficina, incluida la producción de informes y el mantenimiento de las bases de datos requeridas.
- Ingresa, actualiza y mantiene la información actual e histórica de inscripción de estudiantes/clases, utilizando una hoja de cálculo estándar o software de base de datos. Mantiene, administra y recupera datos para producir listas y/o informes según lo solicitado.
- Se comunica con el Destacamento de Apoyo al Personal (PSD) en servicio, así como con los miembros del personal de la Organización de Apoyo a la Capacitación (TSO) de Gulfport, en cuestiones relacionadas con asuntos de personal estudiantil.
- Coordina la resolución de problemas de pago y personal, asegura que los requisitos previos para los exámenes de avance se envíen al PSD, facilita las entradas rápidas del registro de servicio, coordina todos los requisitos de transporte de pasajeros en relación con el cambio permanente de la ejecución de la orden de la estación y coordina las modificaciones de la orden en caso de que un contratiempo del estudiante entre en conflicto con la fecha de transferencia programada.
- Lleva a cabo el control administrativo de los estudiantes antes o durante el adoctrinamiento del curso. Distribuye la bienvenida de los estudiantes a bordo/información de contacto para los enlaces de puerto base.
- Prepara un informe de no presentación dentro de los 3 días posteriores a la fecha de convocatoria de la clase y mensajes de oportunidad de capacitación perdida (MTO) dentro de 1 semana de la fecha de convocatoria de la clase.
- Lleva a cabo la salida del estudiante antes de la graduación o al salir del curso. Preparar certificados de graduación al completar con éxito la capacitación requerida.
- Brinda soporte especializado utilizando el Sistema de Recursos de Empresas Corporativas y Actividades Formativas (CeTARS). Revisa, valida y produce informes de seguimiento/estado de los estudiantes según sea necesario.
- Recopila, analiza y registra datos estadísticos relacionados con la inscripción de estudiantes, la canalización de estudiantes y el estado de los estudiantes. Verifica la exactitud de los datos y toma las medidas adecuadas para corregir los errores. Evalúa las tendencias para los estudiantes que esperan instrucción y las canalizaciones de cuentas individuales y garantiza que los cálculos matemáticos sean precisos. Proporciona actualizaciones semanales del informe del panel antes de COB todos los miércoles.
- Realiza trabajo de oficina, como recepcionista, suministros y otras tareas de apoyo de oficina, según sea necesario. Completa proyectos especiales (informes anuales de lavado en caliente, llamadas de datos, etc.) y otras tareas asignadas.
- Redacta, transmite, recibe, reconoce y actúa sobre el correo electrónico pertinente, incluido el retraso en los mensajes de informe. Transmite el tráfico de mensajes oficiales de la Armada, según sea necesario, utilizando C2 Official Information eXchange (C2OIX).
- Valida la elegibilidad para el avance del estudiante antes de los plazos establecidos a través de la coordinación con el Consejero de Carrera. Prepara evaluaciones de desempeño, según sea necesario. Verifica si los exámenes de avance se han ordenado mediante la separación del comando o si las pruebas deben solicitarse a través de PSD local.
- Asegura los documentos que contienen información personal protegida (PPI) en un contenedor certificado con cerradura o hace arreglos para tener los documentos asegurados cuando los documentos no están en uso.
- Prepara la correspondencia del Manual de Correspondencia de la Armada de la IAW. Recibe borradores de los departamentos apoyados y los revisa para verificar el cumplimiento de las instrucciones. Reformatea, obtiene las firmas adecuadas, los archivos y los envía a los destinatarios según sea necesario.
- Lleva a cabo el adoctrinamiento en clase frente a grupos de hasta 65 estudiantes.
CALIFICACIONES, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES REQUERIDAS:
- Diploma de escuela secundaria o GED.
- Mínimo de 4 años de experiencia administrativa o un título de asociado en un campo de estudio relacionado con los negocios con 2 años de experiencia o una licenciatura en un campo relacionado con los negocios.
- Sólida experiencia en Microsoft Office Suite para incluir Word, EXCEL Access y Power Point.
- Poseer un conocimiento general de los requisitos de compra del gobierno y estar familiarizado con la estructura militar.
- Poseer la capacidad de organizar y cumplir con los plazos de manera efectiva.
- Familiarizado con la Ley de Privacidad y los requisitos de información de identificación personal (PII).
- Excelentes habilidades de comunicación tanto oral como escrita y ser capaz de interactuar con la gerencia, el personal y los estudiantes con NCTC Gulfport.
- Capacidad para hablar en público, realizar cursos de adoctrinamiento frente a grupos de hasta 65 estudiantes
Requisitos físicos y ambientales:
- Es posible que se requiera usar la pantalla de la computadora durante largos períodos de tiempo.
- Levantamiento ocasional de 15 a 20 libras.
- Es posible que sea necesario extender el horario de trabajo y viajar
Quiénes somos
BEI Tactical es una pequeña empresa propiedad de veteranos y discapacitados que brinda servicios únicos y productos de alta gama para el gobierno y la industria comercial. Los valores fundamentales de BEI Tactical provienen de su fuerza laboral de calidad. Buscamos profesionales probados que agreguen valor a los desafíos de nuestros clientes, y hagan de BEI Tactical un EQUIPO donde la gente QUIERA trabajar. Nuestra filosofía es "Soluciones a través de las Relaciones".
Nuestra cultura de empresa
BEI Tactical comenzó como una semilla en la mente de un emprendedor. El fundador Scott Chierepko se retiró de la Marina, trabajó para una gran corporación durante cuatro años y decidió ir por su cuenta. Comenzando con ahorros personales y tarjetas de crédito y un pequeño almacén de 1,300 pies cuadrados, BEI creció de una idea a una empresa de contratación de defensa de nicho con bienes raíces, múltiples líneas de negocios y un personal increíble. BEI se enorgullece de no tomar la "autopista corporativa", ¡sino que pavimentamos nuestro propio camino! Nuestro personal toma sus propias decisiones, se arriesga, piensa fuera de la caja y está orgulloso de venir a trabajar todos los días. ¡Las soluciones a través de las relaciones es la forma en que nuestra empresa sigue creciendo!
(si ya tienes un currículum en Indeed)